Allgemeine Geschäfts- und Zertifizierungsbedingungen der
Südcert Qualitätssicherungssysteme GmbH
zur Zertifizierung von Managementsystemen
1. Allgemeines
Die SÜDCERT zertifiziert Managementsysteme, soweit dies nicht im Zusammenhang mit einer Beratung geschieht. Inhouse-Schulungen zählen
in dieser Hinsicht als Beratung. Die Zertifizierung erfolgt im Rahmen eines Dienstvertrages. Die Unternehmen können mit der Zertifizierung
den Nachweis zur Erfüllung der Forderungen von Managementstandards durch eine neutrale Zertifizierungsstelle erbringen. Die Verpflichtung
und Sicherstellung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der berufenen Auditoren ist durch die SÜDCERT gegeben. Durch die
vorhandene Aufbau- und Ablauforganisation der SÜDCERT werden die von der DIN EN ISO/IEC 17021-1 vorgegebenen Kriterien erfüllt.
Die Organisation und der Ablauf des Zertifizierungsverfahrens sind im Qualitätsmanagementhandbuch und den Verfahrensanweisungen dokumentiert.
2. Geltungsbereich
Die Zertifizierungsvereinbarung gilt für die Vorbereitung auf das Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudit, die Prüfung und Bewertung
der Managementsystem-Dokumentation, das Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudit, die Zertifikatserteilung und beide Überwachungsaudits.
Für alle Auftragsannahmen und Verträge gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und das Angebot an den Auftraggeber. Abweichende
Geschäftsbedingungen einzelner Auftraggeber können grundsätzlich nicht anerkannt werden. Nebenabreden, Zusagen und sonstige
Erklärungen der Mitarbeiter der SÜDCERT sind nur nach schriftlicher Bestätigung durch die SÜDCERT bindend. Voraussetzung zur Erteilung
des SÜDCERT-Zertifikates ist ein mit positivem Ergebnis abgeschlossenes Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudit sowie eine positive
Empfehlung des Zertifizierungsprüfers.
3. Zertifizierungsvereinbarung
Mit dem erteilten Auftrag gelten für den Auftraggeber und die SÜDCERT folgende Bedingungen: Die SÜDCERT führt das Zertifizierungsoder
Re-Zertifizierungsverfahren durch. Folgend schuldet die SÜDCERT lediglich die Durchführung der vorgenannten Leistungen, nicht jedoch
eine erfolgreiche Zertifizierung (inklusive Zertifikatserstellung). Liegen die zutreffenden Zertifizierungsanforderungen vor, so stellt die
SÜDCERT dem Auftraggeber als Nachweis das entsprechende Zertifikat aus. Der Auftraggeber ist damit einverstanden, jegliche zur Auditierung
erforderliche Information zur Verfügung zu stellen.
4. Verfahren
4.1 Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit
Auf Wunsch führt die SÜDCERT ein Informationsgespräch über den Ablauf des Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudits beim Auftraggeber
durch. Der Auftraggeber hat das Recht, die von der SÜDCERT vorgeschlagenen Auditoren unverzüglich nach deren Bekanntgabe abzulehnen.
4.2 Prüfung der Dokumentation des Managementsystems
Die gültige Managementsystem-Dokumentation des Auftraggebers wird vom leitenden Auditor auf die Erfüllung aller zutreffenden Normforderungen
geprüft. Grundlage dafür ist die SÜDCERT-Auditcheckliste. Der Auftraggeber erhält einen Bericht, in dem alle festgestellten Nichtkonformitäten
zur zutreffenden Norm aufgeführt sind.
4.3 Zertifizierungsaudit im Unternehmen
Das Zertifizierungsaudit wird gemäß der DIN EN ISO/IEC 17021-1 in zwei Stufen durchgeführt. Die SÜDCERT führt Zertifizierungsverfahren
nach der vertraglich vereinbarten Norm beziehungsweise dem dort vertraglich vereinbarten Regelwerk einschließlich der jeweiligen allgemeingültigen
Zertifizierungsstandards sowie der Vorgaben der Akkreditierungsstelle durch. Der Auftraggeber erhält den mit ihm abgestimmten
Auditplan. Aufgabe des Unternehmens des Auftraggebers beim Audit ist es, die praktische Anwendung der in den Management-Unterlagen
dokumentierten Verfahren nachzuweisen. Nach Beendigung des Audits wird der Auftraggeber im Abschlussgespräch über das Auditergebnis
unterrichtet. Mögliche Abweichungen werden erläutert. Die Termine zur Erledigung gegebenenfalls erforderlicher, vom Unternehmen festzulegender
und durchzuführender Korrekturmaßnahmen werden vereinbart. Gegebenenfalls veranlasst der Auditleiter ein Nachaudit. Abschließend
wird der Auditbericht erstellt. Für den Gültigkeitszeitraum des Zertifikates ist das Datum der Zertifizierungsentscheidung maßgebend.
4.4 Zertifikatserteilung, Überwachungs- und Re-Zertifizierungsaudit
4.4.1 Zertifizierung
Die SÜDCERT erteilt ein Zertifikat, wenn genügend Nachweise vorliegen, dass das begutachtete Managementsystem den normativen und
rechtlichen Zertifizierungsvorgaben entspricht. Des Weiteren stellt die SÜDCERT dem Auftraggeber ein Logo der entsprechenden Norm zur
Verfügung. Die Nutzung des Zertifikates und des Logos unterliegen den Einschränkungen gemäß den Punkten x4.5.2 und 4.5.8 dieser AGB.
4.4.2 Überwachungsaudit
Das Zertifikat ist für einen Zyklus von drei Jahren gültig, falls jährlich Überwachungsaudits mit positivem Ergebnis im Unternehmen durchgeführt
werden. Das Datum des ersten Überwachungsaudits nach der Erstzertifizierung darf nicht mehr als 12 Monate nach dem letzten Tag
des Audits der Stufe 2 liegen. Für die weiteren Überwachungsaudits ist ein Zeitfenster von plus/minus drei Monaten zur Zertifikatsgültigkeit
einzuhalten. Zur Vorbereitung des Audits erhält der Auditor die aktuelle Managementsystem-Dokumentation.
4.4.3 Re-Zertifizierungsaudit
Für einen weiteren Zertifizierungszyklus ist eine neue Zertifizierungsvereinbarung zwischen der SÜDCERT und dem Auftraggeber notwendig.
Bei positivem Abschluss des Re-Zertifizierungsverfahrens wird ein Zertifikat für den neuen Zertifizierungszyklus erstellt.
4.5 Allgemeine Bedingungen
4.5.1 Pflichten und Verantwortung der SÜDCERT
Die SÜDCERT verpflichtet sich zur ordnungsgemäßen Durchführung des erteilten Auftrages – dies umfasst ausdrücklich nicht die Erteilung
eines Zertifikats, da dieses nur bei Vorliegen der Zertifizierungsanforderungen erteilt wird. Die SÜDCERT verpflichtet sich, alle ihr zugänglich
gemachten Informationen über das Unternehmen vertraulich zu behandeln. Falls die SÜDECRT aber gesetzlich verpflichtet oder vertraglich
berechtigt ist, vertrauliche Informationen offen zu legen, so muss das Unternehmen darüber informiert werden. Die SÜDCERT haftet ausschließlich
für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Weitergehende Ansprüche neben dem gesetzlichen Rahmen sind ausgeschlossen. Die Auditoren
sind verpflichtet, beim Audit auf die korrekte Darstellung der Zertifizierung bei Werbemaßnahmen des Auftraggebers zu achten. Ergänzend
dazu verpflichtet sich die SÜDCERT, den Auftraggeber bezüglich gravierender Änderungen zu informieren. Die Unparteilichkeit aller
Personen, die am Zertifizierungsverfahren beteiligt sind, ist gegeben.
4.5.2 Pflichten und Verantwortung des Auftraggebers
Alle sich auf das Qualitäts- bzw. Umweltmanagement beziehenden Unterlagen müssen zur Verfügung gestellt werden. Der Auftraggeber benennt
einen Auditbeauftragten und gewährt den Auditoren Zugang zu den entsprechenden Stellen im Unternehmen. Der Auftraggeber verpflichtet
sich, Begutachter der Akkreditierungsstelle an Witness-Audits in den Betriebsstätten des Auftraggebers teilnehmen zu lassen und
Berichte über das Audit auf Anforderung der Akkreditierungsstelle zur Verfügung zu stellen. Der Auftraggeber stimmt zu, dass die Unterlagen
seines Verfahrens im Rahmen interner Audits durch die eingesetzten Auditoren geprüft werden können. Der Auftraggeber ist verpflichtet nach
erfolgter Zertifikatserteilung alle wichtigen Änderungen des Managementsystems und alle Änderungen der Firmenstruktur und Organisation,
die wesentlichen Einfluss auf das Managementsystem haben, unverzüglich der SÜDCERT mitzuteilen. Alle Beanstandungen bezüglich seines
Managementsystems und deren Behebung sind zu dokumentieren.
4.5.3 Aussetzung, Entzug und Annullierung des Zertifikates
Die SÜDCERT ist alleinig verantwortlich für ihre Entscheidungen in Bezug auf die Zertifizierung, einschließlich der Erteilung, Verweigerung,
Aufrechterhaltung der Zertifizierung, Erweiterung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung, Erneuerung, Aussetzung oder
Wiederherstellung nach einer Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung. Sie ist berechtigt, das erteilte Zertifikat befristet auszusetzen,
wenn der Auftraggeber seine vertraglichen oder finanziellen Pflichten der SÜDCERT gegenüber nachweislich verletzt. Die SÜDCERT hat das
Recht ein erteiltes Zertifikat zu entziehen, wenn es missbräuchlich oder vertragswidrig verwendet wird, wenn die Überwachung ergibt, dass
wesentliche Voraussetzungen, die zum Zeitpunkt der Zertifikatserteilung gegeben waren, nicht mehr gegeben sind und innerhalb der vorgegebenen
Frist nicht beseitigt wurden, wenn bei den Audits Täuschungen vorgenommen wurden oder wenn das bereitgestellte Logo oder Zertifikat
vertragswidrig benutzt wurde. Die SÜDCERT hat das Recht ein erteiltes Zertifikat zu annullieren oder rückwirkend für ungültig zu erklären,
wenn die Voraussetzungen für die Zertifikatserteilung ohne Verstoß des Anbieters nicht mehr gegeben sind. Handelt es sich um ein Matrixzertifikat,
welches für mehrere Niederlassungen gilt, so gilt die Aussetzung/der Entzug/die Annullierung für alle Niederlassungen. Falls sich
eine Niederlassung nicht an die genannten Vorgaben hält, kann es ebenfalls zur Aussetzung/zum Entzug/zur Annullierung des Matrixzertifikats
kommen.
Die Aussetzung, der Entzug oder die Annullierung werden dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt und ohne mögliche Schadensersatzforderung
rechtskräftig verbindlich, wenn nicht innerhalb von 4 Wochen schriftlich Einspruch bei der SÜDCERT eingelegt wird. Wird die Zertifizierung
durch die SÜDCERT ausgesetzt, entzogen oder annulliert erlischt das Recht auf die Zeichennutzung. Die Aussetzung/der Entzug/die
Annullierung wird vier Wochen nach Zustellung der Entscheidung über den Einspruch wirksam.
Kosten, die der SÜDCERT direkt entstehen, hat der Auftraggeber zu tragen, wenn und soweit die entsprechenden Aktivitäten durch einen
schuldhaften Verstoß des Auftraggebers, insbesondere gegen die AGB der SÜDCERT, veranlasst wurden. Dies gilt insbesondere auch, wenn
die SÜDCERT auf Veranlassung der Akkreditierungsstelle oder wegen eines sonstigen Hinweises tätig wird und sich diese Veranlassung als
begründet erweist. Auf Anfrage wird der Zertifizierungsstatus des Managementsystems des Kunden als ausgesetzt, zurückgezogen oder eingeschränkt
angegeben.
4.5.4 Aufzeichnungen und Verbleib der Unterlagen
Die SÜDCERT archiviert Aufzeichnungen über das Zertifizierungsverfahren, die Überwachungs- und die Re-Zertifizierungsaudits über einen
Zeitraum von mindestens zwei Zertifizierungszyklen.
4.5.5. Unterrichtung bei Änderungen des Zertifizierungsverfahrens
Die SÜDCERT unterrichtet die Auftraggeber bei wesentlichen Änderungen von betreffenden Normen oder des Zertifizierungsverfahrens.
4.5.6. Verzeichnis der zertifizierten Unternehmen
Die SÜDCERT führt ein Verzeichnis der zertifizierten Auftraggeber. Die SÜDCERT führt diese Liste und gibt diese auf Anfragen an Dritte
weiter.
4.5.7. Einsprüche und Beschwerden
Der Auftraggeber muss gegen Entscheidungen der SÜDCERT, die er nicht akzeptiert, schriftlich oder mündlich Einspruch beim Leiter der
SÜDCERT einlegen. Beschwerden über die Tätigkeit der SÜDCERT oder über von der SÜDCERT zertifizierte Unternehmen sind ebenfalls
schriftlich oder mündlich an den Leiter der SÜDCERT zu richten. Diese werden entsprechend der betreffenden Verfahrensanweisung der
SÜDCERT behandelt. Die Entscheidung über den Einspruch bzw. die Beschwerde wird, ohne mögliche Schadensersatzforderung, vier Wochen
nach Zustellung wirksam. Kosten, die der SÜDCERT direkt entstehen, hat der Auftraggeber zu tragen, wenn und soweit die entsprechenden
Aktivitäten durch einen schuldhaften Verstoß des Auftraggebers, insbesondere gegen die AGB der SÜDCERT, veranlasst wurden.
4.5.8. Zeichennutzung
Zeichen sind das Zertifikat und übermittelte Logos der SÜDCERT. Zeichennutzer sind die Inhaber gültiger SÜDCERT-Zertifikate, deren
Managementsystem durch die SÜDCERT zertifiziert wurde. Die SÜDCERT gestattet dem Zeichennutzer die Nutzung des Zeichens entsprechend
den Bedingungen dieser AGB. Der Zeichennutzer stellt sicher, dass die Nutzung dieses Zeichens in der Werbung oder bei sonstigen
Maßnahmen im Rahmen dieser Vorgaben erfolgt. Die Verwendung des Zeichens ist auf Firmen oder juristische Personen beschränkt und darf
nicht ohne schriftliche Genehmigung der SÜDCERT auf Dritte oder Nachfolger übertragen werden oder Gegenstand einer Abtretung oder
eines Abkaufs noch erzwungener Maßnahmen sein.
Auch darf das Zeichen nicht zur Kennzeichnung einzelner Produkte, auf Typenschildern oder Identifizierungsschildern verwendet werden,
auch nicht im engen Zusammenhang mit den Produkten in einer Weise, die den Schluss zulässt, die Produkte selbst seien SÜDCERT zertifiziert.
Die Aussage, auf Verpackungen und Begleitinformationen von Produkten, in Bezug auf das zertifizierte Managementsystem des Kunden
muss sich auf die Benennung des zertifizierten Kunden, die Art des Managementsystems und der angewendeten Norm sowie die SÜDCERT
beziehen. Die Aussage darf in keiner Weise darauf schließen lassen, dass das Produkt, der Prozess oder die Dienstleistung auf diese Weise
zertifiziert ist.
Für die Nutzung des Zeichens, insbesondere auch im Rahmen der Werbung, ist der Zeichennutzer der SÜDCERT gegenüber verantwortlich.
Die Zeichennutzung ist beschränkt auf den in der Zertifizierungsurkunde genannten Geltungsbereich der Zertifizierung des Unternehmens. Sie
darf nur für geschäftliche Zwecke und lediglich auf Unterlagen für die geschäftliche Korrespondenz und im Rahmen der Werbung erfolgen.
Das Recht auf Zeichennutzung erlischt bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Zuwiderhandlung gegen die Bestimmungen dieser AGB oder
mit Ablauf des Gültigkeitsdatums der Zertifizierung. Der Zeichennutzer hat die Zeichen innerhalb von 8 Wochen von seinem Internetauftritt
und seinem Server zu entfernen und darf Druckerzeugnisse, auf denen die Zeichen verwendet werden, nicht weiter in Umlauf bringen.
4.6. Weitere Vorschriften bezüglich des Verfahrens
4.6.1. Durchführung des Auftrages
Die von der SÜDCERT angenommenen Aufträge werden nach den anerkannten Regeln der Technik und – soweit nicht entgegenstehende
Abmachungen schriftlich vereinbart sind – in dem bei der SÜDCERT üblichen Verfahren durchgeführt. Keine Verantwortung wird übernommen
für die Richtigkeit der den Prüfungen zugrunde liegenden Richtlinien und Vorgaben, sofern nicht ausdrücklich und schriftlich etwas
anderes vereinbart wurde. Nebenabreden, Zusagen und sonstige Erklärungen der Mitarbeiter der SÜDCERT sind nur dann bindend, wenn sie
von der SÜDCERT schriftlich bestätigt werden.
4.6.2. Fristen, Verzug, Unmöglichkeit
Die von der SÜDCERT angegebenen Auftragsfristen sind unverbindlich, es sei denn, die Verbindlichkeit ist schriftlich vereinbart. Sofern die
SÜDCERT eine verbindliche Auftragsfrist, aus Gründen, die sie zu vertreten hat, überschreitet und dadurch in Verzug gerät, ist der Auftraggeber
berechtigt, soweit er wegen des Verzugs einen Schaden erlitten hat, für jede vollendete Woche Verzug eine Entschädigung von 1% des
rückständigen Auftragswertes bis zu einer Höhe von 25% geltend zu machen. Setzt der Auftraggeber der SÜDCERT während des Verzugs
eine angemessene Nachfrist und lässt die SÜDCERT diese aus von ihr zu vertretenden Gründen verstreichen oder wird die Leistung aus einem
von ihr zu vertretenden Grund unmöglich, so ist der Auftraggeber berechtigt vom Vertrag zurückzutreten. Weitergehende Ansprüche sind
ausgeschlossen.
4.6.3. Gewährleistung und Haftung
Die Gewährleistung der SÜDCERT umfasst nur die ihr gemäß Punkt 3 dieser AGB ausdrücklich in Auftrag gegebenen Leistungen welche
ausdrücklich nicht die erfolgreiche Zertifizierung umfasst. Die Gewährleistungspflicht und die rechtliche Verantwortung Dritten gegenüber
werden weder eingeschränkt noch übernommen. Die Gewährleistungspflicht der SÜDCERT ist beschränkt auf die Nachbesserung eines Fehlers
oder Mangels und bei Fehlen einer zugesicherten Eigenschaft auf die Herbeiführung dieser Eigenschaft innerhalb angemessener Frist.
Schlägt die Nachbesserung oder Herbeiführung der Eigenschaft fehl, d.h. wird sie unmöglich oder dem Auftraggeber unzumutbar oder von der
SÜDCERT unberechtigt verweigert oder ungebührlich verzögert, ist der Auftraggeber nach seiner Wahl berechtigt, Herabsetzung der Vergütung
oder Rückgängigmachung des Vertrags zu verlangen. Eine Haftung für bestimmte Eigenschaften, insbesondere dafür, dass die Leistung
für die Zwecke des Auftraggebers geeignet ist, übernimmt die SÜDCERT nur, wenn eine entsprechende Zusicherung der betreffenden Eigenschaft
erfolgt ist. Eine Haftung für Mangelfolgeschäden aus positiver Vertragsverletzung aufgrund zugesicherter Eigenschaften ist ausgeschlossen,
sofern die Zusicherung nicht gerade vor solchen Folgeschäden schützen sollte. Diese Haftungsbeschränkungen gelten für die SÜDCERT,
für die persönliche Haftung der Mitarbeiter der SÜDCERT und der von ihr beauftragten Auditoren.
4.6.4. Ausschluss weitergehender Haftung und Ansprüche
Alle weiteren Ansprüche des Auftraggebers für unmittelbaren und mittelbaren Schaden – gleich aus welchem Rechtsgrund – insbesondere
Ansprüche auf Schadenersatz wegen positiver Vertragsverletzung oder aus unerlaubter Handlung und auf Ersatz von Schäden, die nicht an
dem Auftragsgegenstand selbst entstanden sind, sind ausgeschlossen, soweit sie über die in Punkt 4.6.3 von der SÜDCERT übernommene
Haftung und Gewährleistung hinausgehen. Die Haftung der SÜDCERT in Fällen des Vorsatzes, der groben Fahrlässigkeit oder bei Körperschäden
bleibt unberührt. Dies gilt auch im Hinblick auf die persönliche Haftung der Mitarbeiter der SÜDCERT sowie der von ihr beauftragten
Auditoren.
4.6.5. Zahlungsbedingungen und Preise
Für die Berechnung der Leistungen gilt das jeweils gültige Angebot. Die Entgelte sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung zur
Zahlung fällig. Während des Verzugs des Auftraggebers hat die SÜDCERT für den offenen Rechnungsbetrag einen Zinsanspruch gegen den
Auftraggeber in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Der Auftraggeber kommt durch Mahnung oder spätestens 30 Tage nach
Zugang der Rechnung in Verzug. Die gesetzliche Umsatzsteuer wird, in der bis zur abschließenden Durchführung des Auftrags jeweils gültigen
gesetzlichen Höhe zusätzlich zu den Entgelten erhoben und bei Rechnungserstellung gesondert ausgewiesen. Beanstandungen der Rechnungen
sind innerhalb einer Ausschlussfrist von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung schriftlich begründet mitzuteilen.
4.6.6. Geheimhaltung, Eigentum der SÜDCERT, Datenschutz
Von schriftlichen Unterlagen, die der SÜDCERT zur Einsicht überlassen und die für die Durchführung des Auftrags von Bedeutung sind, darf
die SÜDCERT Abschriften zu den Akten nehmen. Die SÜDCERT behält sich das Eigentum an den von ihr erstellten Gutachten, Auditberichten,
Dokumenten, Prüfungsergebnissen und Zertifikaten vor. Die SÜDCERT, ihre Mitarbeiter und die von ihr beauftragten Auditoren dürfen
Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die bei der Ausübung der Tätigkeit zur Kenntnis gelangen, nicht unbefugt offenbaren oder verwerten.
4.6.7. Gerichtsstand, Erfüllungsort, anzuwendendes Recht, Geltungsbereich
Gerichtsstand ist Kaufbeuren und Erfüllungsort ist Marktoberdorf. Anzuwenden ist das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss
des Kollisionsrechts des Internationalen Privatrechts (IPR) sowie des UN-Kaufrechts (CISG). Diese Geschäftsbedingungen gelten nur
gegenüber Unternehmen, Kaufleuten, sowie allen juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögens.
Stand: 15.05.2023